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Caros Enxadristas Baianos e Organizadores de Torneio. |
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Seguindo a meta da FBX de viabilizar melhores condições para o
desenvolvimento do Xadrez Baiano, estou disponibilizando um “Passo a
passo para organização e execução de Torneios”, para facilitar estes
procedimentos, principalmente aos marinheiros de primeira viagem. Julgo ter observado as principais informações que devem conter em um
documento deste porte, mas não encerro a questão. Como já foi dito, sou
humano, e posso ter cometido algum equívoco ou esquecimento. Estou aberto às
observações no sentido de melhorar este trabalho. Participe enviando suas sugestões para stwilter@hotmail.com
. Espero ter sido útil ao propósito de nossa nobre causa. Wilter – Diretor da FBX PASSO A
PASSO DA ORGANIZAÇÃO
E EXECUÇÃO DE TORNEIOS 1.
DA FILIAÇÃO DO
ORGANIZADOR. O primeiro passo para qualquer atividade oficial junto a FBX, é a
filiação do Clube, Associação, Departamento, ou Pessoa que pretende organizar
torneios oficiais ou oficializados pela FBX. Oficiais são todos os Torneios de responsabilidade
da FBX e que em geral apontam representantes para os diversos Torneios,
também oficiais da CBX ou órgão enquadrante (FIDE,
CSAX, CAX, etc...). Estes torneios só podem ser
repassados aos Clubes, Associações ou Departamentos Filiados interessados. (o
regulamento destes torneios Oficiais já se encontra disponível no Site da
FNX, no link Regulamentos. Oficializados, são todos os torneios que cumprem com
as regras previstas para oficialização sem, porém, se enquadrarem na situação
de Oficiais (Torneios Abertos do Clube Baiano de Xadrez, Torneios Escolares
Internos e muitos outros). Para Filiação de um Clube ou similar na Federação
Baiana de Xadrez, basta entrar em contato com o Diretor Técnico através de
seu email (www.jorgehenrilabuss22@yahoo.com.br)
e fornecer cópia da documentação solicitada. Não há taxa de filiação. 2.
DA DECISÃO DA
DIRETORIA. A decisão de realização de um Torneio deve, sempre
que possível, ser discutida e aprovada em Reunião de Diretoria do Clube ou
similar que organizará o evento. 3.
DA ESCOLHA DE
DATAS. A escolha das datas que se pretende realizar o
evento é de suma importância. O Organizador deve, sempre que possível, verificar
os calendários de agendas disponíveis na Internet, a fim de não coincidir as
datas escolhidas, com as datas de outros eventos já agendados, principalmente
se este outro evento for influir de alguma forma no sucesso do seu evento, e
por conseqüência no sucesso do evento já agendado. A escolha das datas deve também levar em
consideração a disponibilidade do local onde será realizado o Evento, motivo
pelo qual é aconselhável obter a garantia da disponibilidade do local para
depois confirmar as datas a serem utilizadas. Sugerimos verifiquem sempre, o agendamento CBX www.cbx.org.br, o agendamento FBX www.fbx.com.br, e todos os agendamentos de
estados e cidades, próximas da sua, que lhe possam fazer concorrência, e
procurem na medida do possível evitar as datas já agendadas, mormente se a
expectativa de participação for da mesma classe de enxadristas destes
torneios já agendados. É
aconselhável verificar o calendário esportivo geral de sua cidade para as
datas propostas, pois há eventos (um grande jogo de futebol, por exemplo) que
podem concorrer de maneira profunda na respostas do público alvo,
prejudicando sobremaneira o sucesso do seu evento. A
decisão de realização de um Torneio deve, sempre que possível, ser discutida
e aprovada em Reunião de Diretoria do Clube ou similar que organizará o
evento. 4.
DA CONFECÇÃO DO
FOLDER. O folder do Evento é a melhor ferramenta de obtenção
de patrocínios e propaganda do evento para o público alvo. Deve ser o mais completo possível, sem ser
demasiadamente longo. No Informe nº 7 da FBX (vide Site) incluímos um
modelo a ser observado dentro das peculiaridades do evento. O folder a ser publicado na Internet, deve ter todos
os itens necessários, independentemente do tamanho. Já o que será impresso, para divulgação em escolas,
clubes, etc deverá primar pela estética, porém com
todas as informações básicas possíveis. 5.
DA DIVISÃO DAS
MISSÕES. É aconselhável que se estabeleça uma divisão das
missões entre os componentes da Diretoria do Clube Organizador a fim de que
todos participem e principalmente que não se sobrecarregue a figura de um só
companheiro da diretoria. Várias missões compõem o cardápio de uma organização
de torneio e não necessariamente nesta ordem, nem só estas: - Confecção do Folder; - Confecção dos tabuleiros (caso se pretenda
utilizar a logo e lema do patrocinador nos tabuleiros, como forma de
fortalecimento da parceria com o patrocinador); - Obtenção da autorização para uso do local onde se
pretende realizar o evento; - Contato com a mídia impressa, falada e
televisionada a fim de proceder à divulgação do evento nos meios possíveis. - Confecção de faixas e cartazes para divulgação; - Contratação ou preparação do pessoal de
Arbitragem; -Aquisição da premiação (troféus e medalhas); - Confecção das planilhas; - Confecção dos formulários de Justificativas para
falta a rodadas, abandono, apelação e recibo de taxa para apelação; - Confecção dos recibos e formulários de inscrição; (Prever no formulário de inscrição, alem
das informações de nome completo, data de nascimento, email e cidade que
representará, um pequeno texto em que o inscrito se comprometa acatar todos
os Regulamentos FIDE em vigor incluindo o Regulamento Específico deste
Torneio e ainda proceder com dignidade cavalheiresca sempre, e quando houver
ou presenciar ato atentatório ao bom desenvolvimento do Xadrez, participar à
direção ou à arbitragem do Torneio para que sejam tomadas as devidas providências.) - Aquisição de material de apoio ao evento (água,
biscoitos, fita adesiva, quadro mural, folhas, cartuchos de thoner para impressora, computador e impressora); - Contratação de pessoal para instalação de uma
lanchonete no local da disputa, ou acertar o funcionamento, de pelo menos uma
que já exista próximo ao local do evento; - Contratação de fotógrafo para registrar o evento; - Contratação de transporte de apoio ao evento; - Providenciar formulários de recibos de TAF (Taxa
Anual Federativa); - Inscrições: É aconselhável que haja apenas uma
pessoa encarregada de proceder às inscrições, e é desejável que, na medida do
possível, esta pessoa seja o Tesoureiro do Clube, oportunidade em que poderá
interceder no interesse do Clube, sem descuidar das Taxas FBX e CBX, quando
for o caso. - A Comissão de apoio, deve, sempre que possível,
ser formada por pessoas que não tenham sido distinguidas com nenhuma outra
missão, pois suas missões são muitas e requerem muita coordenação e
dedicação. Deve conter o numero de pessoas adequado ao tamanho do evento.
Terá várias missões de suma importância para o sucesso do evento dentre elas,
e novamente não necessariamente só estas: 1
– Auxiliar no transporte de material; 2
– Auxiliar na arrumação do local; 3
– Auxiliar no controle de entrada e saída de pessoas no local da
competição; 4
– Controlar o uso de Água e Cafezinho, caso haja, mantendo a limpeza do
local, sempre; 5
– Controlar o uso de equipamentos existentes no local do evento,
pertencentes ao cedente do espaço (todo e qualquer equipamento), bem como os
equipamentos pertencentes ao Organizador; 6
– Montar e controlar um local de guarda de materiais dos
enxadristas com fornecimento de senhas para posterior retirada; (se for o
caso); 7
– Auxiliar na manutenção da limpeza dos locais de competição incluindo
o salão de jogos, a sala de análises de partidas ou posições, o hall de
entrada do salão jogos e sala de análises, os banheiros disponibilizados para
o evento (revisar sempre após o início de cada rodada e no final do evento);
sala de apuração e corredores utilizados para o acesso ao local do evento; 8
– Auxiliar na desmontagem da estrutura; 9
– Auxiliar no transporte e devolução do material alheio e no transporte
e guarda do material próprio; 10
– Fazer um pente fino no final de tudo para garantir a qualidade da
limpeza e manter uma muito boa impressão ao Órgão, Escola ou Clube, que
emprestou o local, e desta forma manter as portas abertas para futuros
eventos. 6. DA ABERTURA DO
TORNEIO. É aconselhável que se observe o horário previsto
para encerramento de inscrições, como realmente
sendo o limite, PARA TODOS. Encerradas as Inscrições, a Equipe de Arbitragem,
imediatamente finaliza os trabalhos de lançamento dos dados das inscrições no
programa a ser utilizado, enquanto a Organização inicia os trabalhos da
Abertura Oficial do Torneio. (prever equipamento de som) É aconselhável que esta Abertura seja formal, com
direito a Discurso (breve) do Organizador, do (s) Patrocinador e Outros que
por muito importantes, devam utilizar o momento para transmitir alguma
mensagem ou dar as boas vindas, etc. Caso seja possível, pode-se prever a execução de
hinos atinentes as entidades envolvidas e Hino Brasileiro. 7. DO CONGRESSO TÉCNICO É aconselhável que se observe o horário previsto
para inicio e término do Congresso Técnico, a fim de não atrapalhar o bom
andamento do Torneio. Tão logo termine a Abertura Oficial, pode e deve ser
iniciado o Congresso Técnico a Cargo do Arbitro Principal. Este assunto encontra-se bastante esmiuçado no
Modelo de Folder publicado no Informe nº 7. Porém não se trata de trabalho
acabado. Apreciaremos todas as colaborações no sentido de melhorá-lo. Mencionar o prazo para recursos quanto a dúvidas no
informativo e planilha de resultado final, para entrada de recursos, por quem
se achar prejudicado. (ver no item nº 9 – DA APURAÇÃO) 8. DO INICIO DO
TORNEIO E RODADAS É aconselhável que todas as rodadas se iniciem nos
horários previstos, e tanto a Organização do Torneio bem como a Arbitragem
devem envidar esforços para que assim seja. Para tanto a Equipe de Apoio deverá realizar os seus
trabalhos de preparação do local, sempre com a necessária antecedência a fim
de possibilitar o sucesso neste intento. Tão logo se inicie a primeira rodada, deve ser
remetido email para o Presidente, Tesoureiro e Secretário da FBX com a
relação de todos os inscritos
para o evento com a situação de cada um em relação às filiações, conforme
modelo: Presidente – Paixão Barbosa paixaobarbosa@hotmail.com Tesoureiro – Gilberto Silva gischramm@hotmail.com Secretário – Ramon Ortega ramonk0101@hotmail.com RELAÇÃO DE INSCRITOS
NO TORNEIO ABERTO DE VITÓRIA
DA CONQUISTA 2009
Para saber quais enxadristas estão com a taxa anual
CBX (R$ 40,00) em dia, consultar no link Cadastro
jogadores em dia 2009 no site da CBX. Lembrar que Enxadristas
possuidores de Rating FIDE pagam a taxa anual CBX
de R$ 70,00. Para saber quais enxadristas estão com a taxa anual
FBX (R$ 30,00) em dia, consultar no link Cadastros
– Associados em dia
no site da FBX. 9. DA APURAÇÃO Tão logo termine a última rodada, a Equipe de
Arbitragem deverá se reunir no local apropriado para definir a classificação
final e os premiáveis, segundo o previsto no regulamento/folder do Torneio. Antes de fornecer o Informativo de Premiáveis ao
Organizador, deve ser afixado em local visível a
todos os participantes, as planilhas de classificação final e se possível o
próprio Informativo a fim de que os interessados tomem conhecimento e
reconheçam a lisura da apuração ou dêem entrada rapidamente com o pedido de
reconsideração, em caso de ser verificado a possibilidade de equívoco por
parte da Arbitragem. (estipular prazo – reclamações sobre esta
classificação devem ser efetivadas até 20 min ou
menos, conforme a quantidade de participantes) Colocar ao final do
Informativo que será afixado, o horário limite para recursos, de forma bem
clara como por exemplo. Prazo para
recurso às 19:34 horas, ou seja, daqui a 20 minutos,
pelo relógio do Arbitro Principal. (Se possível anunciar este
procedimento no sistema de som) 10. DA CERIMÔNIA DE
ENCERRAMENTO É aconselhável que se observe o horário previsto
para a Cerimônia de encerramento, sempre que possível. Caso a Organização
perceba que poderá haver um pequeno atraso, deverá informar,
no sistema de som, para a platéia sobre este pequeno atraso bem como os
motivos plausíveis para tanto e solicitar a compreensão de todos, para que
permaneçam no local a fim de abrilhantar a entrega da premiação. Encerradas as apurações e terminado o prazo para
recursos, sem que tenha havido recursos ou logo depois de solucionados os que
houverem, a Equipe de Arbitragem, imediatamente fornecerá
à Organização um Informativo com os dados referentes aos premiáveis. De posse deste informativo o Mestre de Cerimônia
poderá efetivamente iniciar a premiação É aconselhável que esta Solenidade seja formal, com
direito a Discurso (breve) do Organizador, do (s) Patrocinador (es) e Outros que por muito
importantes, devam utilizar o momento para transmitir alguma mensagem ou dar
parabéns aos premiados, etc. Estes discursos podem, na medida do possível,
ocorrer antes da premiação. Caso seja possível, pode-se prever a execução de
hinos atinentes as entidades envolvidas e Hino Brasileiro. 11.
DAS ATIVIDADES PÓS
EVENTO Após o evento propriamente dito, há ainda uma série
de atividades que devem ser levadas a efeito pela Organização e Arbitragem, a
saber: PELA ORGANIZAÇÃO
- Preparar matéria em formato jornalístico (suscinta) para remeter junto com (no máximo tres) fotos digitalizadas sobre o evento, para os meios
de comunicação englobantes de sua Região. - Remeter a mesma matéria para publicação no site da
FBX. Remeter junto todas as
fotos clicadas no evento, ou pelo uma boa seleção destas. - Remeter ofício de agradecimento a todas as pessoas
ou entidades que colaboraram para o sucesso do evento. - Realizar os pagamentos de taxas porventura em aberto,
como TAF da FBX de novos filiados, Diferença da taxa de oficialização do
torneio, taxa anual da CBX quando for o caso, taxa de cálculo de rating FBX. - Enviar comunicado via email para o Presidente com
cópia para o Tesoureiro e Secretário da FBX com o relatório dos
participantes, quais destes pagaram a TAF neste torneio, se possível cópia scaneada dos recibos de depósito, se não, as informações
sobre estes depósitos como valor, data, nº do documento e banco (por enquanto
somente Banco do Brasil) para controle da Tesouraria. Remeter ainda a relação
de novos filiados com as seguintes informações, para os mesmos endereços: RELAÇÃO DE NOVOS
FILIADOS À FBX
NO TORNEIO ABERTO DE VITÓRIA DA CONQUISTA 2009
PELA ARBITRAGEM - Preparar e remeter o relatório de Arbitragem para
FBX e CBX dependendo do torneio ser válido para rating
FBX ou CBX e FIDE respectivamente. - Incluir toda e qualquer informação atinente ao
evento como, recursos, decisões do Comitê de Apelação, justificativas de
atrasos, faltas e abandonos, relatório especial de casos sui
generis de quebra de regras, falta de ética, e
principalmente comportamentos anti desportivos, para
que sejam tomadas pelo órgão enquadrante, as
providências cabíveis. - Reunir toda a documentação, devidamente assinada
pela Equipe de Arbitragem, em uma pasta tipo classificadora e entregar ao
Organizador do Evento para arquivo. Salvador, 25 de março de 2009 Wilter Pereira Vieira Diretor de Desenvolvimento do Xadrez Escolar da FBX
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